Стоит ли использовать топливные карты для малого бизнеса? Преимущества и издержки

Многие малые предприятия сталкиваются с вопросом: «Стоит ли использовать топливные карты?» Особенно для отраслей, характеризующихся значительным использованием транспортных средств, значительным пробегом и частой необходимостью заправки. В свете этой головоломки пришло время всесторонне рассмотреть, как топливные карты могут потенциально изменить игру для вашего малого бизнеса. В этой записи блога мы рассмотрим затраты и преимущества использования топливных карт, предоставив информацию, которая поможет вам принять обоснованное решение о том, подходят ли они для вашего бизнеса. Хотя экономическая эффективность всегда является проблемой для небольших предприятий, представьте, что вы можете отслеживать и контролировать свои расходы на топливо в режиме реального времени. Интересно? Продолжайте читать, пока мы разбираем преимущества и потенциальные подводные камни интеграции топливных карт в вашу бизнес-стратегию.

Топливные карты могут быть невероятно выгодны для малого бизнеса, обеспечивая экономию средств, удобство и улучшенный контроль над расходами на топливо. Благодаря таким функциям, как подробная информация о покупках, лимиты расходов и онлайн-инструменты для отслеживания и отчетности, топливные карты предлагают ценную информацию и помогают оптимизировать управление расходами. Кроме того, эксклюзивные скидки и программы скидок еще больше повышают общую ценность топливных карт для малого бизнеса.

Преимущества топливных карт для малого бизнеса

Расходы на топливо могут составлять значительную часть общего бюджета малого бизнеса, особенно если необходимо управлять парком транспортных средств. В этом отношении топливные карты могут помочь оптимизировать процесс и предложить уникальные преимущества, разработанные специально для малого бизнеса. Вот некоторые преимущества использования топливных карт:

Представьте себе, что вы пытаетесь собрать пазл без всех правильных частей, это может показаться разочаровывающим и подавляющим. Аналогично, отслеживание расходов на топливо без правильных инструментов может привести к путанице и ошибкам.

• Скидки и бонусы: топливные карты обычно предлагают скидки или бонусы на каждый галлон бензина, купленный в определенных местах. Эта экономия может накапливаться с течением времени.
• Снижение рисков мошенничества: оплата топлива наличными или кредитной картой подвержена злоупотреблениям или мошенничеству. Однако топливные карты имеют встроенные ограничения на покупки, которые допускают только одобренные транзакции.
• Оптимизированный учет: поставщики топливных карт предлагают онлайн-инструменты управления, позволяющие владельцам бизнеса отслеживать расходы, связанные с топливом, в режиме реального времени и загружать ежемесячные отчеты о транзакциях.
• Улучшенная безопасность: владельцам бизнеса не нужно носить с собой большие суммы наличных, что снижает риск кражи. Кроме того, водители не платят своими личными средствами, что может повлиять на денежный поток в конце месяца.
• Упрощенная сверка: транзакции по топливным картам можно просматривать через настраиваемые онлайн-порталы, предлагающие подробные квитанции с подробным описанием отдельных расходов, что значительно упрощает сверку.

Оптимизация отслеживания расходов на топливо

Топливные карты оптимизируют отслеживание расходов, предоставляя функции, которые облегчают компаниям управление финансами. Одним из ключевых преимуществ является легкий доступ к подробной информации о покупках, что упрощает учет и ускоряет сверку.

Выписки по топливным картам содержат такие данные, как дата/время, место покупки, галлоны, полученные за транзакцию, тип покупки, а также идентификаторы водителей. Эта информация обеспечивает точную запись того, сколько было потрачено на топливо для каждого транспортного средства или водителя в вашем автопарке за определенный период. Встроенные средства защиты от мошенничества и онлайн-инструменты управления также добавляют уровни безопасности к вашим расходам, гарантируя, что они остаются под контролем.

Например, если вы управляете небольшой курьерской службой, вы можете использовать топливные карты для отслеживания суммы, потраченной на бензин для каждого водителя и транспортного средства. Вы получаете подробный отчет в конце каждого месяца, что помогает легко и точно отслеживать расходы, когда приходит время бухгалтерского учета.

• Исследование, проведенное компанией Edenred в 2023 году, пришло к выводу, что около 65% малых предприятий сообщили о существенной экономии при использовании топливных карт для автопарков.
• В отчете Experian за 2024 год указано, что примерно 73% владельцев малого бизнеса согласны с тем, что наличие топливной карты для автопарка значительно помогает отслеживать и управлять расходами.
• По данным Fuelstat, в 2024 году более половины всех компаний США с коммерческими автопарками будут использовать топливные карты для автопарков, указывая в качестве основных причин их использования такие преимущества, как улучшение денежного потока и экономическая эффективность.
• Топливные карты предоставляют компаниям эффективный способ отслеживания расходов и управления финансами. Они предлагают подробную информацию о покупках, которая упрощает учет и ускоряет сверку. Сюда входит дата/время, место покупки, галлоны, полученные за транзакцию, тип покупки и идентификаторы водителей. Выписки по топливным картам предоставляют точную запись расходов на топливо для каждого транспортного средства или водителя в автопарке. Кроме того, топливные карты предлагают встроенные элементы управления для защиты от мошенничества и онлайн-инструменты управления для дополнительной безопасности. Используя топливные карты, компании могут легко контролировать и отслеживать расходы, делая бухгалтерские задачи намного проще и точнее.

Улучшение доступности с помощью мобильных опций

Одной из ключевых областей, где топливные карты блистают, является их способность объединяться с мобильными технологиями, повышая доступность для предприятий. С помощью онлайн-порталов и мобильных приложений пользователи могут получать доступ к информации о счетах и ​​способам оплаты из любого места в любое время, что является ценной функцией для сотрудников, которые могут находиться в дороге или в удаленных местах.

Представьте себе владельца малого бизнеса, которому необходимо отслеживать расходы сотрудников, а также управлять другими аспектами компании. Мобильные опции позволяют им управлять лимитами расходов или историей транзакций всего несколькими щелчками мыши на своем телефоне, повышая производительность и эффективность.

Хотя такая мобильность имеет определенные преимущества, стоит учитывать, что истинная ценность топливной карты может заключаться в сопутствующих расходах, которые могут оказаться непомерно высокими, если их тщательно не оценить.

Оценка расходов, связанных с топливной картой

Каждая программа топливных карт для автопарка имеет сопутствующие расходы, но не все они предполагают одинаковые типы сборов. Поэтому важно понимать, что отличает выгодную сделку от той, которая только добавляет стоимость, не добавляя ценности.

Обычные сборы могут включать в себя плату за подачу заявки или настройку, ежемесячную плату за обслуживание, комиссию за транзакцию за галлон или за покупку, комиссию за просрочку платежа, комиссию за выдачу наличных и многое другое. Крайне важно оценить отдельные сборы при исследовании компаний, выпускающих топливные карты, на основе потребностей вашего бизнеса. Некоторые компании могут предлагать более низкие годовые сборы, но более высокие транзакционные издержки за покупку; другие могут не взимать сборов, но предлагать программы с низкими вознаграждениями.

Для малого бизнеса, чей автопарк не может генерировать достаточного объема, чтобы компенсировать потенциальные сборы за обслуживание, включенные в программы карт, отказ от регистрации может быть лучшим вариантом. Тем не менее, топливные карты могут обеспечить значительную экономию в прозрачности топливных транзакций, бухгалтерском учете и отслеживании расходов — что по сути означает улучшение управления денежными средствами — если они выбраны с умом.

При оценке сопутствующих расходов в сочетании с выгодами, которые вы ожидаете получить от использования топливных карт для вашего малого бизнеса, рассматривайте это как выбор набора ножей, который соответствует вашим кулинарным потребностям.

В конечном итоге, каждое предприятие должно самостоятельно изучить различные компании и сравнить их возможности и структуру комиссий, чтобы принять обоснованное решение, которое принесет ощутимые выгоды, соответствующие его потребностям.

Учет ежемесячных сборов

Прежде чем решить, стоит ли использовать топливные карты для малого бизнеса, важно учесть ежемесячную плату, которая с ними взимается. Некоторые поставщики взимают плату, в то время как другие могут предлагать варианты без платы. Важно сопоставить затраты с потенциальными преимуществами, прежде чем принимать окончательное решение. Например, если карта предлагает обширные программы сбережений и вознаграждений, эти преимущества могут перевесить ежемесячную плату. Однако если бизнесу не нужны эти дополнительные функции, то ежемесячная плата может оказаться невыгодной.

Еще один момент, который следует учитывать при расчете ежемесячных сборов, — это то, как часто будет использоваться карта. Если бизнес использует топливо лишь изредка, он может не увидеть достаточной экономии, чтобы оправдать ежемесячную оплату сборов. И наоборот, бизнес, который часто использует топливо, может потенциально сэкономить достаточно денег, чтобы покрыть стоимость ежемесячной платы и все равно остаться в плюсе.

Расчет потенциальной экономии и вознаграждений

Одной из основных причин, по которой малый бизнес использует топливные карты, является экономия денег на расходах на топливо. Программы топливных карт часто предоставляют скидки за галлон и привлекательные поощрительные вознаграждения для компаний, которые используют их постоянно. Перед выбором программы топливных карт важно сравнить потенциальную экономию, проанализировав несколько факторов, таких как:

• Средний объем закупаемого газа в галлонах в месяц
• Местоположение(я) предпочтительных заправочных станций, где совершаются покупки
• Ставка скидки за галлон, предлагаемая различными программами топливных карт, по сравнению с покупками без топливных карт
• Есть ли возможности для получения дополнительных вознаграждений или бонусов от различных участвующих поставщиков?

Используя эти факторы, предприятия могут рассчитать потенциальную экономию для каждого поставщика и выбрать того, который наилучшим образом соответствует их потребностям.

Например, предположим, что ваш малый бизнес покупает 500 галлонов в месяц по $2,50 за галлон на заправочных станциях Valero со скидкой в ​​8 центов по программе Fleet Card по сравнению с обычными ценами, доступными в других местах. Используя карту Valero Fleet Plus, вы можете сэкономить $40 на топливе в месяц или $480 за 12 месяцев, если будете совершать постоянные покупки по этой цене.

Также важно учитывать другие потенциальные преимущества программ топливных карт. К ним относятся простое отслеживание расходов, автоматизированный учет, функции предотвращения мошенничества, настраиваемые лимиты расходов и опциональные системы идентификации водителя.

Дополнительные соображения по малому бизнесу

Топливные карты могут показаться очевидным решением для малого бизнеса, особенно для тех, чьи транспортные средства необходимо регулярно заправлять. Однако, прежде чем принять решение о покупке, следует учесть несколько моментов. Одним из таких аспектов является гибкость программы топливных карт, которую вы рассматриваете. В то время как некоторые предлагают общие вознаграждения и скидки, другие будут иметь индивидуальные предложения в зависимости от видов деятельности компании.

Например, если ваш бизнес предполагает частые дальние поездки, требующие проживания, наличие топливной карты, дающей скидки в отелях, может сэкономить вашему бизнесу значительные суммы.

Другой аспект, который следует рассмотреть, — есть ли у вас контроль над лимитами расходов сотрудников и отслеживанием расходов с вашей стороны. Обычно это определяется сочетанием доступности и бизнес-целей. Цель программы топливных карт — не только получение скидок и вознаграждений, но и оптимизация управления счетами и избежание значительных несоответствий расходов.

Критерии одобрения кредита

Подача заявки на топливную карту требует терпения и тщательной подготовки заранее. Речь идет не только о знании преимуществ и расходов (хотя это важные элементы), ваш кредитный рейтинг может сыграть важную роль в определении того, получите ли вы одобрение на карту.

Топливные компании, как правило, рассматривают два основных аспекта: историю платежей и общий кредитный рейтинг при принятии решения об одобрении заявки на счет. Высокий уровень использования кредита может быть пагубным и значительно снизить шансы на получение одобрения. Более того, у разных компаний есть свои собственные установленные периоды времени, в течение которых они, как правило, оценивают записи заявителей.

Один из способов, которым любой владелец малого бизнеса может пройти эту процедуру, — это заранее проявить должную осмотрительность, тщательно изучив компанию, в которую он хочет подать заявку. Это означает определение конкретных требований выбранного поставщика, чтобы не тратить время на неподходящие заявки.

Важно помнить, что топливные компании и банки имеют разную кредитную политику, некоторые из которых строже других. Поэтому крайне важно сопоставить стоимость потерянного времени в строгих заявках с потенциальными долгосрочными выгодами от успешной заявки.