Комнаты данных и автоматизированная отчетность: что вам следует знать

Комнаты данных существуют уже много лет, и люди широко ими пользуются. Возможно, пришло время заняться хранилищами данных, если вы юрист, специалист по корпоративным финансам и т. д. Комната данных может помочь вашим клиентам максимизировать ценность при обмене данными.

Комната данных

Организации используют хранилища данных для обмена информацией о компаниях и их операциях. Пространство данных — это безопасная, контролируемая среда, в которой можно хранить документы. Эти документы могут быть связаны с определенной транзакцией или набором транзакций.

Хранилища данных помогают в ситуациях слияний и поглощений (M&A), когда одна сторона покупает другую компанию или ее активы. Они также полезны, когда две компании разделяются на независимые предприятия. Они помогают обмениваться информацией об изменении структур собственности в рамках существующего бизнеса.

Хранилища данных можно использовать следующими способами:

• Храните финансовые данные, интеллектуальную собственность, запатентованные процессы и информацию о клиентах, которую компания не хочет раскрывать публично.
• Защитите информацию, доступ к которой имеют только определенные люди или в определенное время суток.
• Сохраняйте конфиденциальные материалы, такие как финансовые данные, интеллектуальную собственность, запатентованные процессы и информацию о клиентах.

Кто может пользоваться комнатой данных?

Программное обеспечение для виртуального пространства данных предназначено для всех типов предприятий и может удовлетворить различные потребности. Вот несколько примеров того, кто может использовать программное обеспечение для виртуального хранения данных:

• Владельцы малого бизнеса, которые хотят управлять финансами своей компании и которым требуется помощь бухгалтеров.
• Крупные предприятия, которым необходимо быстро и безопасно хранить большие объемы информации.
• Стартапы с ограниченными ресурсами, которым необходимо как можно быстрее поделиться информацией со своими инвесторами или другими заинтересованными сторонами.

Вы можете получить доступ к хранилищам данных через Интернет. Они требуют, чтобы пользователи создавали отдельные пароли друг для друга, хотя некоторые организации разрешают нескольким пользователям использовать один пароль. Получив доступ, вы можете загружать документы, такие как финансовые отчеты или юридические документы. Пользователи могут просматривать эти документы на экране, нажимая на ссылки в окне браузера, где они хранятся в вашей учетной записи пространства данных.

Преимущества комнаты данных

Виртуальные информационные комнаты предназначены для компаний, которые хотят хранить свою информацию близко к жилету. Они позволяют вам размещать документы и записи в облаке, чтобы сделать их доступными для всех сторон. Виртуальные информационные комнаты приносят организациям пользу следующим образом:

• Сохранение конфиденциальной информации в безопасности от посторонних глаз
• Защита конфиденциальной информации от хакеров
• Экономия средств на печати, копировании и почтовых расходах
• Помощь в соблюдении государственных постановлений
• Организуйте и легкодоступно храните документы
• Поддержание актуальности информации о ваших клиентах, чтобы вы могли справиться с ней, когда дело дойдет до выставления счетов и счетов-фактур
• Управление хранилищем данных путем добавления и удаления пользователей и изменения прав доступа
• Назначение индивидуальных ролей каждому пользователю, что дает ему возможность просматривать или редактировать определенные типы информации.
• Отслеживание всей активности в одном месте
• Создание рабочих процессов, которые автоматически перемещают документы и файлы между папками по мере их создания или редактирования.

Комнаты данных по слияниям и поглощениям

И покупатели, и продавцы используют информационные комнаты для сбора информации. Покупатели используют пространства данных для сбора финансовой информации о своих целях. Продавцы используют их для сбора данных о своих конкурентах. Вы также можете использовать хранилища данных для других целей, например, для обмена записями потенциальных сотрудников или поиска новых продуктов/услуг для бизнеса.

Автоматизированная отчетность

Автоматизированная отчетность — это функция комнат данных, которая позволяет пользователям создавать и делиться отчетами. Инвесторы и другие пользователи в организации могут использовать эти отчеты.

Наиболее распространенный вариант использования автоматизированной отчетности — для инвесторов. Это позволяет им видеть финансовые показатели компании в легко усваиваемом формате.

Комнаты данных позволяют компаниям, вовлеченным в сложный бизнес с несколькими заинтересованными сторонами, объединять свои данные в одном месте. Это обеспечивает легкий доступ для каждой заинтересованной стороны, когда она им больше всего нужна.

Заинтересованные стороны могут извлечь выгоду из автоматизированной отчетности в процессе переговоров или на этапе исполнения. Этот тип отчетности сокращает время, затрачиваемое на поиск документов из разных источников.

Инвестируйте в VDR

Комнаты данных — отличный способ хранить данные о транзакциях, но вы также можете использовать их для других функций. Какова бы ни была причина, любая компания, обновляющая свое программное обеспечение для комнат данных, понимает, какую информацию ей нужно хранить. Инвестируйте в комната данных программное обеспечение сегодня.