Снижение рисков и разрешение споров: правовые последствия записи звонков в бизнесе

Запись встреч без согласия может иметь существенные правовые последствия и представлять существенные риски как для отдельных лиц, так и для предприятий. Представьте себя на рабочем совещании, когда кто-то тайно записывает весь разговор. Такая ситуация может вызвать дискомфорт у любого. В бизнесе обсуждения часто затрагивают конфиденциальную информацию, которая не должна разглашаться. Несанкционированные записи без разрешения могут восприниматься как нарушение доверия.

Во многих юрисдикциях незаконно записывать разговоры без уведомления всех вовлеченных сторон. Поэтому важно найти баланс между необходимостью запечатлеть обсуждение и следовать правильным процедурам. Наибольшая ценность и важность записи звонков заключается в решении спорных вопросов и снижении рисков, связанных с ними, но это невозможно сделать без надлежащей интеграции VoIP или записи телефонных разговоров для бизнеса. Основные практики внедрения, правовые нормы и рекомендации — все это вы найдете ниже.

Что нужно знать о записи звонков?

Вот ключевые моменты и правила, которые помогут вам извлечь пользу из записи разговоров:

• Доверие культивируется через согласие. Организации проявляют уважение к конфиденциальности, способствуя созданию прозрачной и заслуживающей доверия рабочей культуры.
• Расширение прав и возможностей заключается в соблюдении закона. Соблюдение законов о конфиденциальности не только позволяет избежать юридических проблем, но и укрепляет репутацию организации.
• Безопасность — приоритет. При согласии записывающее программное обеспечение гарантирует, что данные участников обрабатываются безопасно.
• Этичная запись повышает имидж бренда. Этическая практика записи звонков положительно отражается на бренде.
• Ясность для избежания споров. Четкие протоколы согласия сводят к минимуму недопонимание относительно того, чем можно поделиться, снижая вероятность возникновения споров.

Какова ценность записи разговоров для разрешения споров?

Запись звонков имеет решающее значение при разрешении споров в контактных центрах, поскольку она предоставляет бесценный ресурс для разрешения конфликтов и рассмотрения жалоб клиентов. Просматривая записанные разговоры, контактные центры могут точно оценить каждую ситуацию и предоставить объективный отчет о взаимодействии, тем самым избегая недоразумений и неверных толкований.

Вас не должны отпугивать вопросы регулирования записи звонков. Почти все они имеют общий принцип: они в конечном итоге направлены на защиту прав человека. Вы даже можете использовать приложение для записи звонков на iPhone, но вам нужно предупредить пользователей о том, что звонки записываются, быть прозрачными относительно цели записи и поддерживать безопасность данных. Перечисленных мер будет достаточно для 99% стран и законов. Осталось только скачать приложение для записи звонков и разработать политику использования записей. Этого будет достаточно, чтобы iCall call recorder полностью изменил вашу сферу решения проблем в лучшую сторону. Так вы исключите недоразумения и случайные вопросы с клиентами или сотрудниками. Плюс вы можете использовать iCall как приложение для записи телефонных разговоров на iPhone, и вам доступен бесплатный пробный период.

Основные требования регулятора

НАС

В Соединенных Штатах компании часто сталкиваются с этической дилеммой, когда дело касается законов о конфиденциальности. Закон о конфиденциальности электронных коммуникаций (ECPA) допускает «одностороннее согласие», что означает, что любой человек, участвующий в разговоре, может законно записать его, не уведомляя других. Однако этичные предприятия отдают приоритет прозрачности, а не использованию юридической гибкости. Они понимают, что если доверие подорвано, его сложно восстановить.

Лучшие этические практики в «однопартийных» государствах подразумевают информирование всех сторон о любой записи, независимо от того, что разрешено законом. Это обязательство демонстрирует уважение к личной конфиденциальности и способствует доверию во всех деловых взаимодействиях. Следуя этому этическому подходу, компании не только следуют развивающимся нормам конфиденциальности, но и демонстрируют клиентам и партнерам, что они дальновидны и принципиальны в своей деятельности.

Евросоюз

До вступления в силу GDPR правила записи звонков в ЕС существенно различались. Некоторые страны ЕС разрешали одностороннее согласие, в то время как другие предписывали двухстороннее согласие (например, Германия) для записи звонков. В странах, где отсутствуют специальные правила записи звонков, местные законы каждого участника звонка будут иметь приоритет.

GDPR значительно повышает стандарт действительного согласия. Как контролер данных, вы должны иметь правовую основу или явное, активное согласие на обработку (т. е. сбор, хранение, распространение и т. д.) персональных данных резидентов ЕС. При записи разговоров вам необходимо активно обосновывать законность записи, демонстрируя, что цель соответствует одному из условий, указанных в статье 6.

По сути, вы не должны собирать персональные данные резидента ЕС через звонки или любыми другими способами, если они не дали активного согласия на то, чтобы поделиться ими с вами. Контролеры данных, которые нарушают GDPR, могут столкнуться со штрафами и другими санкциями.

Великобритания

После Brexit вы должны придерживаться Закона Великобритании о защите данных, который тесно связан с принципами GDPR и напрямую их интегрирует. Он требует информирования лиц о цели записи, получения их согласия и обеспечения высокого уровня защиты конфиденциальности.

Заключение

Во всем мире, независимо от правовых различий, этические обязательства остаются неизменными: уважать конфиденциальность и получать согласие. Компании, осуществляющие международные операции, должны придерживаться последовательного этического подхода к политике записи, независимо от местных правовых требований.

Каждый регион подчеркивает необходимость для предприятий не только соблюдать закон, но и работать с глобальной этической перспективой конфиденциальности. Уважение прав на конфиденциальность отдельных лиц становится всеобщей нормой и передовой практикой, которую все компании должны включить в свою корпоративную политику. При этом условии компании могут снизить свои риски и разрешить большинство споров с минимальными усилиями.